Judul : Fasilitas Dan Alat Kearsipan
link : Fasilitas Dan Alat Kearsipan
Fasilitas Dan Alat Kearsipan
Dalam acara Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat yang dipakai untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih absurd bagi orang-orang yang awam wacana dunia kearsipan. Bagi kau yang kini sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah ini kami berikan klarifikasi wacana istilah dan nama alat-alat kearsipan.
1. Alat sortir
Alat yang dipakai untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.
2. Caption
Suatu nama atau nomor yang dipakai untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).
3. Cardex
Alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang sanggup ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik daerah menyimpan kartu index.
4. Duplikasi
Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.
5. Filing cabinet
Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.
6. Financial record
Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai dilema keuangan.
7. Folder
Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
8. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipakai sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.
9. Hanging folder
Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini yaitu untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.
10. Inventory record
Arsip-arsip yang bekerjasama dengan dilema barang inventaris.
11. Kartu indeks
Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.
12. Map snelhecter
Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan memakai perforator.
13. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).
14. Ordner
Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan memakai perforator.
15. Out slip
Lembaran/formulir yang dipakai untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
16. Out folder
Satu map pengganti untuk ditempatkan di daerah map yang telah dipinjam.
17. Perforator
Alat untuk melubangi kertas/kartu.
18. Personal record
Arsip yang bekerjasama dengan dilema kepegawaian.
19. Production record
Arsip-arsip yang bekerjasama dengan dilema produksi.
20. Rotary
Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini sanggup digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan inovasi kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari materi yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
21. Sales record
Arsip-arsip yang bekerjasama dengan dilema penjualan.
22. Stapler
Alat yang dipakai untuk menyatukan sejumlah kertas.
23. Standarisasi
Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.
24. Stopmap folio
Map yang mempunyai daun epilog pada setiap sisinya. Daun epilog ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya semoga tidak jatuh.
25. Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, ibarat lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang mempunyai jatuh tempo.
26. Roll O'Pack
Lemari arsip dengan pencetus mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif dipakai untuk perusahaan yang mempunyai arsip berjumlah sangat banyak
27. Kartu Tunjuk Silang
Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan bila arsip/surat yang disimpan mempunyai lapiran dokumen lain yang disimpan di daerah berbeda.
Istilah-istilah di atas akan selalu kau jumpai di dalam acara kearsipan. Beberapa alat ibarat perforator niscaya sudah kalian kenal sebelumnya dengan nama pembolong kertas, dan perforator yaitu nama yang benar untuk alat tersebut