Macam-Macam Arsip

Macam-macam arsip sanggup dibedakan sebagai berikut:

1.    Arsip berdasarkan subyek atau isinya sanggup dibedakan menjadi 4 yaitu:

a.  Arsip kepegawaian
contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi.

b.  Arsip keuangan
contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c.  Arsip pemasaran
contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan
contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.


( Baca juga : Masalah Pokok Kearsipan )

2.  Arsip berdasarkan bentuk dan wujud fisiknya

a.  Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, sertifikat pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, isu acara, laporan dan tabel.
b.  Pita rekaman
c.  Mikro film
d.  Disket
e.  Compact disk
f.   Flash disk

3. Arsip berdasarkan nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya 

a.  Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b.  Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, mekanisme kerja, dan uraian kiprah pegawai.
c.  Arsip bernilai hukum, contoh: sertifikat pendirian perusahaan, sertifikat kelahiran, sertifikat perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d.  Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
e.  Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f.   Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g.  Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan jadwal pelajaran

4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

a. Arsip tak penting, misalnya surat seruan dan memo (T)
b. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang (B)
c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar honor (P)
d. Arsip sangat penting / vital, contohnya: sertifikat pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah (V)

( Baca juga : Peranan, Tujuan dan Nilai Guna Arsip )

5. Arsip Menurut Fungsinya.
a.   Arsip dinamis, ialah arsip yang masih dipergunakan secara pribadi dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, ialah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara pribadi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya
a. Arsip pusat, ialah arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan forum pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
b.  Arsip unit, ialah arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan forum pemerintah dan arsip nasional di kawasan ibu kota propinsi.

7.  Arsip Menurut Keasliannya.

a.  Arsip asli, ialah dokumen yang pribadi terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan, serta ratifikasi orisinil yang merupakan dokumen utama.
b.  Arsip tembusan, ialah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, ialah dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi mempunyai kesesuaian dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan, arsip yang berupa goresan pena atau ketikan ulang dari sebagian arsip asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum
a. Arsip autentik, ialah arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan orisinil dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik sanggup dipakai sebagai bukti aturan yang sah.
b.Arsip tidak autentik, ialah arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan orisinil dengan tinta, arsip ini sanggup berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.

Peranan, Tujuan Dan Nilai Guna Arsip

A. Peranan arsip
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
6. Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
7. Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
8. Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
9. Dapat dijadikan materi dokumentasi
10. Sebagai alat penyimpanan warkat
11. Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila mempunyai perpustakaan
12. Bantuan bagi pimpinan dalam memilih budi organisasi


( Baca juga : Masalah Pokok Dalam Kearsipan )

B. Tujuan kearsipan
1. Menurut UU no.7 tahun 1971 pasal 3 : Menjamin keselamatan materi pertanggungjawaban masional perihal perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan materi pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
2. Menurut Drs. Soewito
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
b. Agar gampang mendapat kembali arsip yang dibutuhkan.
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
d. Untuk menghemat kawasan penyimpanan arsip.
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
f. Untuk menjaga kelestarian arsip.
3. Menurut Drs. E. Martono
a. Menyediakan warkat kalau diperlukan.
b. Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
c. Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya.
d. Menghemat kawasan penyimpanan.
e. Mengamankan warkat yang penting baik dari ancaman pencurian atau kebakaran.
f. Menjaga kerahasiaan kalau warkat benar-benar perlu dirahasiakan.


Tujuan kearsipan secara umum yaitu sebagai berikut :
1. Menerima warkat
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

( Baca juga : Kegiatan Kearsipan )

C. Nilai guna arsip
1. Arsip bernilai informasi
contoh: pengumuman, pemberitahuan dan seruan
2. Arsip bernilai manajemen
contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, mekanisme kerja, dan uraian kiprah pegawai.
3. Arsip bernilai aturan
contoh: sertifikat pendirian perusahaan, sertifikat kelahiran, sertifikat perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
4. Arsip bernilai sejarah
contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan kejadian
5. Arsip bernilai ilmiah
contoh: hasil penelitian
6. Arsip bernilai keuangan
contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan
contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan kegiatan pelajaran
8. Dokumentasi
Contoh : foto dijadikan sebagai video

Kegiatan Kearsipan

KEGIATAN KEARSIPAN

1.  Penciptaan Arsip

Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penciptaan warkat (records creation), yaitu penulisan surat, memo, formulir, laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari korespondensi management.

2. Pendistribusian Arsip

Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua sesudah penciptaan warkat. Pendistribusai warkat yaitu rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat  yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam  suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan.  Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi  dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :

a. Kalau suatu organisasi menentukan menerapkan asas sentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan. Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.

b. Kalau suatu organisasi menentukan menerapkan asas desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).

c. Kalau suatu organisasi menentukan menerapkan asas adonan sentralisasi dan  desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab 

3.  Penyimpanan arsip

Prosedur Penyimpanan Arsip

a.  Pengumpulan warkat

Warkat-warkat yang berasal dari aneka macam unit organisasi di kumpulkan pada satu serpihan yang bertugas untuk mengurus arsip.

b. Memeriksa gejala pelapasan

Suatu warkat gres boleh di simpan sesudah menerima tanda pelepas dari pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata menyerupai ; simpan, arsian, file, deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.

c.  Penetapan indeks

Warkat yang telah menerima tanda pelepas harus di indeks menurut peraturan yang berlaku.

d.  Pemberian kode warkat

Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.

e.  Penyortiran

Penyortiran yaitu kegiatan memisah-misahkan warkat menurut kode yang telah di tetapkan.

f.  Penyimpaanan dan penataan warkat

Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing menurut kode yang telah di menetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.

Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain:

1. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

2. Sistem Masalah ( Subject Filing System)

3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)

4. Sistem Tanggal (Choronologic Filing System)

5. Sistem Wilayah (Geographic Filing System) 

Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

a.  Menentukan jenis surat yang di butuhkan

b.  Menetapkan kode menurut nama/judul yang telah di indeks.

c.  Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon sumbangan (out slip) jikalau yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.

d.  Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

( Baca juga : Syarat-Syarat Petugas Arsip )

4. Penggunaan atau Pengolahan Arsip

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen manajemen kantor kini ini hampir sanggup dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

a.  Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

b. Sistem desentralisasi yaitu sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, alasannya yaitu masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berkhasiat membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Filling yaitu salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling sanggup diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan gampang cepat dan tepat sanggup ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. warkat yang telah final dibentuk kemudian disampaikan atau dikirimkan kepada orang atau organisasi yang menjadi sasarannya. Sedangkan naskah yang dipakai untuk arsip kemudian diproses untuk disimpan. Warkat yang telah diterima sanggup dipakai untuk keperluan tertentu menyerupai dalam pelaksanaan operasional atau dasar tindakan tertentu, pelaksanaan fungsi dan peran-peran manajerial, sebagai alat pembuktian atau dokumentasi, sebagai materi pertimbangan untuk menjawab permasalahan atau memperlihatkan tanggapan, sebagai rujukan dan untuk keperluan legal tertentu.

5.  Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :

a) Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus sanggup masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b) Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati semoga tidak terkena eksklusif pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga sanggup dipakai untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang sanggup diletakkan disela-sela arsip.

c) Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d) Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang berair dengan kipas angin.  

Pengamanan arsip

Keamanan arsip termasuk kondusif isu yang terkandung di dalamnya dihentikan diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah pengamanan yaitu dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti sumbangan apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip.

( Baca juga : Masalah Pokok Dalam Kearsipan )

6.    Penyusutan Arsip

a. Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip Penyusutan arsip dilihat dari acara pelaksanaannya, antara lain:

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.

2.  Penyerahan arsip

Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:

a) Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip tempat sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.

b) Penyerahan arsip statis dari kantor arsip tempat kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.

c)  Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna

Pelaksanaan pemusnahan arsip sanggup dilakukan secara terpusat di kantor arsip tempat atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.

Penyusutan arsip menurut asal permintaan atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan kiprah dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.

Arsip-arsip titipan dari tubuh swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.

7.  Pemusnahan Arsip

Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna sanggup dilakukan dengan Cara :

a. Pembakaran

Cara pemusnahan dengan pembakaran sanggup dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan tepat  (sudah jadi abu)

b. Pencacahan

Arsip yang sudah dicacah berujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak sanggup dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip sanggup dilakukan secara bertahap, tidak harus final pada ketika itu.

c. Penghancuran

Pemusnahan dengan cara ini yaitu memusnahkan arsip dengan menuangkan materi kimia yang dipakai (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.

Masalah Pokok Dalam Kearsipan

A. Masalah pokok dalam kearsipan

1. Pendapat-pendapat beberapa ahli:

a. Menurut Drs. Moekijat

Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam manajemen kearsipan, yaitu :

1) Dipergunakan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah

2) Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.

3) Pegawai-pegawai yang tidak terlatih

4) Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

5) Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat.

6) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan aktivitas

7) Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.

b. Menurut Drs. E. Martono

Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

1) Warkat tak sanggup ditemukan kembali alasannya hilang.

2) Warkat ditemukan sehabis usang mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.

3) Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah

4) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil kalau dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya kurang.

5) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

6) Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

c. Menurut Drs. The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1) Tidak sanggup ditemukan kembali secara cepat dari penggalan arsip suatu surat yang diharapkan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan adakala tidak dikembalikan.

3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga daerah dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, karenanya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

( Baca juga : Fasilitas dan Alat Kearsipan )

d. Menurut Drs. Aw. Widjaya

Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1) Tidak sanggup menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diharapkan leh atasan atau petugas unit lain dari penggalan arsip.

2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan adakala tidak dikembalikan.

3) Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga daerah dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4) Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) alasannya kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

Dari beberapa pendapat perihal problem kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta sanggup disimpulkan bahwa problem kearsipan ialah :

a. Tidak sanggup atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan sempurna dikala diperlukan.

b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.

d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui mekanisme yang benar atau terlalu lama.

e. Penyusunan arsip secara serampangan.

f. Petugas arsip kurang terampil.

B. Cara Pemecahan Masalah

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut supaya tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip ialah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu anutan tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diharapkan sanggup ditemukan kembali secara sempurna dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :

a. System karakter (alphabetic system)

b. System problem (subject system)

c. System tanggal (chronologi system)

d. System wilayah (geographic system)

e. System nomer (numberic system)

2. Perlu adanya pengaturan mekanisme peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

a. Ruang daerah penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus sanggup masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus memiliki penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang daerah penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati supaya tidak terkena pribadi pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga sanggup dipakai untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang sanggup diletakkan disela-sela arsip.

c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang daerah kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang lembap dengan kipas angin.

( Baca juga : Syarat-Syarat Petugas Arsip )

4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

a. Ruangan yang sempurna : luas, suhu, kelembaban dll

b. Alat-alat korespondensi, ibarat kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.

c. Alat-alat penerimaan surat, ibarat kolam surat, meja tulis, rak, dsb.

d. Alat penyimpanan surat, ibarat filling cabinet, lemari.

e. Alat-alat lainnya, ibarat tuangan, cahaya dsb.

5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk sanggup mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan memiliki ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk mendapatkan tugas-tugas kearsipan alasannya mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor ialah daerah yang membosankan. Adanya pandangan yang ibarat ini mengatakan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.

Pemikiran-pemikiran ibarat inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga insan sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna sanggup tercapai dengan baik.

6. Penyelenggaraan penyusutan warkat

Penyusutan warkat diadakan secara terjadwal sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat usang yang akan dimusnahkan.

Syarat-Syarat Petugas Arsip

Menurut Littlefield dan Peterson, seorang arsiparis harus memenuhi enam syarat pokok yang mutlak dan harus dimilik, yaitu :

1. berpendidikan sekolah menengah dan mempunyai kecerdasan normal.
2. memahami susunan huruf dengan baik dan mempunyai penglihatan yang tajam untuk sanggup membedakan nama kecil dan angka-angka dalam warkat.
3. Memiliki kecermatan.
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yangkecil.
5. Memiliki sifat kerapihan dalam bekeja.
6. Memiliki sifat pertimbangan yang baik.

     Menurut Drs Anhar, Untuk menjadi arsiparis diharapkan minimal empat syarat, yaitu ketelitian, kecerdasan dan pengetahuan umum,ketrampilan dan

kerapihan. Di samping itu arsiparis harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1. Menguasai pengetahuan tata kearsipan.
2. Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan, ibarat memahami peralatan-peralatan gres yang lebih canggih yang akan membantu tugasnya.
3. Mengenal selukbeluk organisasi/instansi dengan tugas-tugas dan jabatan-jabatan
4. Memiliki keterampilan dalam bidannya dan kepribadian yang baik

( Baca juga : Fasilitas Dan Alat Kearsipan )

Jadi sanggup disimpulkan bahwa syarat petugas arsip atau arsiparis yang baik yakni sebagai berikut :

1. pengetahuan dan keterampilan perihal arsip, surat menyurat, seluk beluk perihal organisasi/instansi dan tata kearsipan atau sistem kearsiapan.
2. Pendidikan minimal sekolah Menengah Kejuruaan.
3. Tekun, teliti, rapih, cermat dan sabar dalam menuntaskan pekerjaan.
4. Cekatan, cerdas dan kreatif dalam menjalankan pekerjaan.
5. Disiplin, jujur dan tanggung jawab.
6. Ramah dan sopan dalam melayani usul arsip.
7. Loyal dan dapAt menyimpan rahasia.
8. Sehat rohani dan jasmani.
9. Bekerja secara professional.

Fasilitas Dan Alat Kearsipan

Dalam acara Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat yang dipakai untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih absurd bagi orang-orang yang awam wacana dunia kearsipan. Bagi kau yang kini sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah ini kami berikan klarifikasi wacana istilah dan nama alat-alat kearsipan.

1. Alat sortir

Alat yang dipakai untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.

2. Caption

Suatu nama atau nomor yang dipakai untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).

3. Cardex

Alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang sanggup ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik daerah menyimpan kartu index.

4. Duplikasi

Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.

5. Filing cabinet

Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.

6. Financial record

Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai dilema keuangan.

7. Folder

Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

8. Guide

Lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipakai sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam penyimpanan arsip.

9. Hanging folder

Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini yaitu untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing cabinet.

10. Inventory record

Arsip-arsip yang bekerjasama dengan dilema barang inventaris.

( Baca juga : Tata Cara Penyimpanan Arsip )

11. Kartu indeks

Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.

12. Map snelhecter

Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih dahulu dilubangi dengan memakai perforator.

13. Numerator

Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).

14. Ordner

Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan memakai perforator.

15. Out slip

Lembaran/formulir yang dipakai untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

16. Out folder

Satu map pengganti untuk ditempatkan di daerah map yang telah dipinjam.

17. Perforator

Alat untuk melubangi kertas/kartu.

18. Personal record

Arsip yang bekerjasama dengan dilema kepegawaian.

19. Production record

Arsip-arsip yang bekerjasama dengan dilema produksi.

20. Rotary

Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini sanggup digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan inovasi kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari materi yang kuat, dari logam atau besi, dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

21. Sales record

Arsip-arsip yang bekerjasama dengan dilema penjualan.

22. Stapler

Alat yang dipakai untuk menyatukan sejumlah kertas.

23. Standarisasi

Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.

( Baca juga : Prosedur Penyimpanan Arsip )

24. Stopmap folio

Map yang mempunyai daun epilog pada setiap sisinya. Daun epilog ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya semoga tidak jatuh.

25. Tickler file

Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, ibarat lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang mempunyai jatuh tempo.

26. Roll O'Pack

Lemari arsip dengan pencetus mekanik dan index sistem. Memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif dipakai untuk perusahaan yang mempunyai arsip berjumlah sangat banyak

27. Kartu Tunjuk Silang

Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks. Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama; dan bila arsip/surat yang disimpan mempunyai lapiran dokumen lain yang disimpan di daerah berbeda.

Istilah-istilah di atas akan selalu kau jumpai di dalam acara kearsipan. Beberapa alat ibarat perforator niscaya sudah kalian kenal sebelumnya dengan nama pembolong kertas, dan perforator yaitu nama yang benar untuk alat tersebut

Tata Cara Penyimpanan Arsip

TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

1. Horizontal Filing (Flat Filing)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter lalu ditumpuk ke atas dalam lemari arsip (disusun secara mendatar/horizontal dari bawah ke atas).

2. Vertikal Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip lalu diletakkan berdiri/tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner lalu diletakkan bangun dengan punggung di depan. 

Prosedur Penyimpanan Arsip

PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark).
Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren)yang mengatakan perintah untuk menyimpanan surat.

2. Mengindeks atau memberi isyarat surat tersebut.
Indeks/kode surat dibentuk sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibentuk untuk memudahkan penyimpanan dan inovasi kembali surat.

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, problem atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan memakai rak/kotak sortir.

( Baca juga : Memproses Perjalanan Bisnis )

4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).
Penyimpanan surat ke dalam map/folder sanggup memakai stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung lalu dimasukkan ke dalam lemari arsip/filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Penyimpanan arsip sanggup memakai sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)
d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
e. Sistem Subyek/Pokok Masalah (Subject Filing System)

Pengelolaan Arsip

PENGELOLAAN ARSIP

A. DEFINISI ARSIP DAN KEARSIPAN

Arsip ialah segenap naskah dalam corak apapun yang dibentuk atau diterima, baik secara forum atau individu, dimana ketika ini tidak dipergunakan tetapi masih mempunyai nilai guna yang suatu ketika dibutuhkan kembali.

Nilai guna arsip ada;ah suatu tolok ukur evaluasi bahwa arsip tersebut layak untuk disimpan. Penilaian layak simpan ini secara internasional ditentukan dengan metode ALFRED, yaitu:

A : Administrative     : Penilaian arsip evaluasi arsip menurut nilai manajemen yang dikandungnya.

L : Legal                   : Penilaian arsip menurut nilai hokum yang dikandung arsip tersebut.

F : Fiscal/ Financial : Penilaian arsip menurut pada nilai keuangan yang dimiliki oleh arsip tersebut.

R : Research           : Penilaian arsip dengan melihat pada nilai penelitian yang dikandung oleh arsip tersebut.

E : Education          : Penilaian arsip menurut pada nilai pendidikan atau pengetahuan yang dikandung arsip tersebut.

D : Documentary     : Penilaian arsip menurut pada nilai rekaman atau record yang dikandung pada arsip tersebut.

Kearsipan ialah suatu proses penyimpanan arsip secara sistematis biar gampang ditemukan kembali, yang mencakup penciptaan (pembuatan dan penerimaan), penyimpanan (filling) dan inovasi kembali (fnding), evakuasi (pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan), dan penyusutan arsip (pemindahan, penyerahan, dan pemusnahan)

( Baca Juga : Memproses Perjalanan Bisnis )

B. TUJUAN PENGELOLAAN ARSIP

-  Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman

-  Mudah mendapatkan kembali arsip yang diharapkan dengan cepat dan tepat

-  Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencarian arsip

-  Menghemat daerah penyimpanan arsip

-  Menjaga kerahasiaan arsip

-  Menjaga kelestarian arsip

-  Menyelamatkan pertanggungjawaban wacana perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan

C. PERALATAN KEARSIPAN

Terdapat 3 bentuk peralatan penyimpanan utama yaitu:

1. Ordner

Banyak dipakai pada perusahaan kecil, forum pemerintah bahkan beberapa bab pada perusahaan besar, system yang biasa memakai peralatan ini ialah kronologis, baik secara system murni maupun kronologis digabung dengan system lain.

2. Filing Cabinet

Banyak dipakai pada kantor swasta, atau juga pada system sentralisasi dan desentralisasi. Alat penyimpanan ini efisien dipakai untuk semua system kecuali system kronologis.

3. Komputer

Suatu system penyimpanan terbaru ialah penggunaan peralatan computer. Sistem ini telah dikembangkan sebagai pengganti system manual, ordner dan filling cabinet. Karena system ini menggabungkan semua system penyimpanan yang ada baik secara murni atau gabungan.

D. POLA KERJA KEARSIPAN

a. Pola Sentralisasi

Penyimpanan Arsip

Sejak berkas dinyatakan sebagai arsip maka langkah selanjutnya adalah:

1. Bagian pemilik arsip menyerahkan pada bab secretariat atau tata usaha

2. Sekretariat menyerahkan pada bab arsiparis

3. Arsip disortir, kemudian diteliti, dan diberi aba-aba penyimpanan yang dilihat pada daftar klasifikasi

4. Arsip dicatat pada kartu kendali (Rangkap 3), dan arsip disimpan sesuai aba-aba penyimpanan

5.  Satu lembar kartu kendali diberikan pada kepala tata usaha

6.  Satu lembar kartu kendali diserahkan kepada pemilik arsip

7. Pemilik arsip sesudah mendapatkan kartu kendali akan menciptakan kartu indeks menurut kartu kendali tersebut (kartu indeks ialah media untuk memudahkan pencarian aba-aba arsip)

8.  Kartu kendali dan kartu indeks disimpan sesuai metode yang digunakan.

Pencarian Arsip

Dalam pencarian arsip diharapkan langkah-langkah sesuai prosedur, alasannya ialah bab pemilik arsip tidak menyimpan arsip. Maka sesudah mendapatkan seruan dari atasan:

1.  Bagian pemilik arsip akan mencari pada kartu indeks atau kartu kendali (bila tidak dibentuk kartu indeksnya)

2.  Setelah aba-aba penyimpanan arsip ditemukan kemudian catat aba-aba arsip tersebut

3.  Ajukan ke bab tata perjuangan untuk mencari arsip

4. Bagian tata perjuangan mengecek pada kartu kendali yang dimilikinya, kemudian memberikan pada bab arsiparis untuk dicarikan

5.  Bagian arsiparis mencari

6.  Setelah ditemukan arsiparis menciptakan form peminjaman arsip

7.  Menyerahkan pada kepala tata perjuangan bersama form peminjaman arsip

8.  Kepala tata perjuangan menyerahkan kepada bab pemilik arsip dan meminta tanda tangan peminjaman arsip

9.  Bagian pemilik arsip memperlihatkan arsip kepada atasan

( Baca juga : Merencanakan Persiapan Rapat )

b.     Pola Desentralisasi

Penyimpanan Arsip

Pada teladan ini arsip disimpan dan ditangani oleh bab yang mempunyai arsip, sehingga tidak melibatkan pihak ketiga dalam pengelolaan arsipnya.

Langkah penyimpanannya lebih efisien dan efektif yaitu dengan cara:

1. Berkas yang dinyatakan sebagai arsip disortir biar diketahui apakah berkas tersebut telah dinyatakan sebagai arsip atau belum

2. Membaca kembali arsip untuk mengetahui aba-aba penyimpanan dari arsip, sesuai dengan aba-aba yang dipergunakan kemudian kemudian mencatat aba-aba tersebut pada buku aktivitas surat masuk atau aktivitas surat keluar

3. Memberikan aba-aba pada arsip, jika memakai system berbasis alphabetis harus diindeks terlebih dahulu (untuk memilih urutan abjadnya)

4.  Menyimpan arsip sesuai system yang dipergunakan

Pencarian Arsip

Pada teladan ini pencarian arsipnya mempunyai waktu maksimal 2 menit biar arsip ditemukan kembali. Langkah yang dilakukan adalah:

1.  Mengidentifikasi aba-aba penyimpanan sesuai permintaan

2. Apabila aba-aba seruan dan penyimpanan sama sanggup dilakukan pencarian langsung

3. Apabila aba-aba penyimpanan berbeda dengan aba-aba seruan maka perlu alat bantu pencarian yaitu buku aktivitas surat

4.  Lakukan pencarian pada media penyimpanan

5.  Bila telah ditemukan, serahkan pada yang meminta  arsip